Как работает онлайн-касса

Что должна уметь новая онлайн-касса и в чём её отличия от старых моделей ККТ? Читайте нашу пошаговую инструкцию по работе с новыми онлайн-кассами.

Когда необходимо перейти на онлайн-кассы?

К июлю 2019 года на онлайн-кассы должны перейти почти все российские предприниматели. Уже сейчас с онлайн кассами работает крупный ритейл, в середине 2018 ими должны быть оборудованы все торговые точки предпринимателей на ЕНВД и ПСН, занятых в торговле и общепите.

Онлайн касса подключена к интернету, снабжена фискальным накопителем и умеет не только печатать чеки с qr-кодом, но и создавать электронные фискальные документы.

Кто собирает данные с онлайн-касс?

Объем данных гигантский, их сбором и обработкой по ФЗ-54 занимаются специальные уполномоченные органы – операторы фискальных данных (ОФД). У ОФД есть свои стойки в дата-центрах для хранения терабайтов данных – хранить каждый чек нужно 5 лет – , которая потом попадает напрямую в налоговую.

ЭКЛЗ, договоры с ЦТО, добровольные проверки из налоговой больше не нужны. Предприниматели знают обо всех действиях каждой своей кассы, налоговая при желании может проверить любую фискальную информацию, а простые покупатели – вести домашнюю бухгалтерию в электронном виде благодаря электронным чекам.

Превратить кассу в кассу с приставкой «онлайн» можно, не покупая новый аппарат. Многие модели касс легко поддаются модернизации. Список ККТ, которые отвечают всем требованиям ФЗ-54, можно найти на сайте налоговой инспекции.

Пошаговая инструкция работы с онлайн-кассой

Фактически, для кассира порядок работы на онлайн кассе ничем не отличается от алгоритма работы с прежней ККТ.

Кассир сканирует штрих-код товара

Касса формирует чек.

Фискальный накопитель сохраняет чек, шифрует, подписывает электронной подписью и отправляет его в ОФД. Время передачи информации от ККТ в OFD.ru – 1,5 секунды.

ОФД отправляет фискальному накопителю сигнал, что данные приняты (или нет).

ОФД передает данные в налоговую инспекцию. Скорость передачи данных от OFD.ru в ФНС – 1 секунда.

Касса печатает чек, на котором есть все необходимые фискальные данные и qr-код.

По желанию покупателя касса или ОФД отправляет покупателю электронный чек на e-mail или на телефон.

Скорость работы кассира не увеличивается – и модернизированные, и новые кассы выдают чек за пару секунд. Все процессы автоматизированы и происходят практически моментально.

Если на торговой точке пропал интернет, касса начинает работать в автономном режиме – все данные копятся в фискальном накопителе. Если же связь не восстановилась в течение 30 дней и все это время касса «молчала» – не передавала данные в ОФД, то она автоматически блокируется.

Как работает онлайн-касса интернет-магазина

Интернет-магазины обязаны перейти на онлайн-кассы до 1 июля 2018 года. На рынке множество моделей ККТ, поэтому можно выбрать ту онлайн кассу, которая идеально подойдет конкретному бизнесу. Лучший вариант – касса без принтера для чеков. Продажи ведутся удаленно, печатающий элемент фискальному регистратору не нужен – выбирайте тот, где этой функции или нет, или ее можно отключить.

Процедура регистрации ККТ для онлайн-магазина и заключение договора с ОФД ничем не отличаются от аналогичной процедуры для других предпринимателей.

Онлайн касса для интернет-магазина работает так же, как и касса для обычной торговой точки, за исключением процедуры печати чека. По закону печатать чек, если он отправлен покупателю в электронном виде, не нужно.